REGNSKAP OG ØKONOMIFORSTÅELSE - viktige ord og utrykk du bør kunne noe om

ORD OG UTTRYKK SOM ER VIKTIG Å KUNNE

Når du skal drive din egen bedrift, er det ingen vei utenom regnskap og økonomiforståelse. Det er naturligvis viktig å be om hjelp til det man ikke kan, ikke forstår eller ikke ønsker å bruke tid på. I kontakt med regnskapsførere, økonomer eller rådgivere, vil det være ord og uttrykk som kan være nye og vanskelige å forstå. Vi har derfor laget en oversikt over de mest vanlige ordene som kan være greie å kunne. Dette er ikke en utfyllende liste, og det er lurt å sette skikkelig inn i hva disse tingene betyr for deg og din bedrift, men her får du en enkel innføring:

ENKELTPERSONFORETAK EPF /ENK eller selvstendig næringsdrivende: 

Enkeltpersonforetak, der du som person og bedriften er samme juridiske enhet. Det vil si at du bærer personlig ansvar for bedriften. Dersom du skal drive en virksomhet uten særlig risiko, kan dette være en grei organisasjonsform. Det er en del fordeler, men også en del ulemper med denne typen organisasjonsform. Be om råd fra en kyndig regnskapsfører/konsulent om du du er usikker på valg av organisasjonsform.

AKSJESELSKAP:

Et aksjeselskap er en egen juridisk enhet, og det innebærer mindre personlig ansvar og risiko. Du må ha et aksjeinnskudd på minimum 30.000kr. Du eier aksjene (alene eller sammen med andre), og har mulighet til å selge, ta inn investorer ol. Du vil som lønnsmottaker fra bedriften ha samme rettigheter som ordinært ansatt med tanke på sykepenger, dagpenger, pensjon ol. 

BILAG/ DOKUMENTASJON:

Bilag er dokumentasjon av transaksjoner som er tilknyttet virksomheten din. Det kan være en faktura, en kvittering, timelister ol. Det er strenge krav til hva dokumentasjonen skal inneholde. Det skal blant annet inneholde dato, beløp med spesifisert mva-beløp, det skal tydelig fremkomme tilknytning til virksomheten, og det skal ikke være mulig å endre i ettertid. Dokumentasjon/ bilag skal oppbevares i minst fem år (som hovedregel, i noen tilfeller skal dokumentasjon oppbevares i 10 år).

UTGÅENDE FAKTURA (SALGSDOKUMENT):

En utgående faktura skal lages i et godkjent fakturaprogram, hvor fakturanummer-serien er stigende og det er ikke mulig å overstyre fakturanummer (det skal ikke være hull i nummerserien).

For at en faktura skal være godkjent må den inneholde minimum følgende:

• Selgers navn og organisasjonsnummer. 
• Dersom selskapet er et aksjeselskap (og i noen tilfeller EPF) skal “Foretaksregisteret” stå på fakturaen.
• Dersom selskapet er mva-registrert, skal dette også fremkomme etter organisasjonsnummeret med bokstavene MVA bak.
• Kjøpers navn (og evt organisasjonsnummer)
• Dato
• Beskrivelse av varen/tjenesten
• Totalpris, og spesifisert mva-beløp
• Dersom man selger både mva-pliktig og mva-fritt, evt forskjellige mva-satser, skal dette tydelig fremkomme på egne linjer på fakturaen
• Betalingsfrist

KREDITNOTA:

En kreditnota utstedes dersom man har behov for å endre en allerede utsendt faktura. Det er samme krav til en kreditnota som til en utgående faktura.

LIKVIDITET

Dette er for mange et litt vanskelig ord, men det betyr egentlig bare pengestrømmen. Hva kommer inn på konto og når, og hva skal betales og når. Det er viktig å ha kontroll på likviditeten, da det er flere ting som skal betales med forskjellig forfall, som f.eks mva og skatt/aga. Dette betales terminvis, etterskuddsvis. Dersom du har et likviditetsbudsjett, vil du ha bedre kontroll på pengestrømmen, og vil kunne ta grep dersom du ser at det er ubalanse.

MERVERDIAVGIFT (MVA/MOMS):

Når din ny-oppstartet bedrift har passert 50.000kr i avgiftspliktig omsetning, skal selskapet registreres i merverdiavgiftsregisteret. Det er viktig å følge med på dette, da den fakturaen som overstiger grensen må det beregnes og betales mva for. Det er derfor lurt å notere på den fakturaen som overstiger grensen, at mva vil bli etterfakturert (dersom det er til en bedrift). Du har IKKE lov til å beregne mva på et salg før du er registrert i merverdiavgiftsregisteret. 

Når selskapet er registrert i mva-registeret, plikter du å sende inn mva-oppgave hver 2.måned (faste terminer). Du vil også kunne få fradrag for inngående mva (mva på kjøp til bedriften) når du er registrert, forutsatt at dokumentasjonen på kjøpet inneholder alle krav, og at selve kjøpet inngår i reglene for rett til mva-fradrag. 

Vi anbefaler å få hjelp av en regnskapsfører eller rådgiver når du passerer grensen. Det vil i noen tilfeller være mulig å få fradrag for inngående avgift for kjøp gjort før registreringen. Det må da søkes om tilbakegående mva-fradrag for dette. 

AVSTEMMING:

Avstemming er en kontroll av saldoene på regnskaps-kontoene. Eks at saldoen på bankkontoen i regnskapet stemmer med saldoen i banken, eller at saldo skyldig mva/skatt/aga stemmer med faktisk skyldig beløp til Skatteetaten. Alle saldoer skal dokumenteres.

Dersom du har en regnskapsfører, vil de ta seg av lovpålagt avstemming. Dette bør gjøres ofte, for å ha god kontroll på regnskapet. Bankkonto bør avstemmes hver måned, mens andre kontoer bør avstemmes terminvis og noen årlig.

Dersom du tar regnskapet selv, vil vi likevel anbefale at du får hjelp av regnskapsfører/ konsulent til avstemming minst en gang pr år.

SKATT OG ARBEIDSGIVERAVGIFT (AGA):

Når man kjører lønn, plikter arbeidsgiver å trekke forskuddsskatt iht medarbeiderens skattekort. Denne skatten skal settes inn på en skattetrekkskonto (se eget avsnitt), og betales inn terminvis. 

Arbeidsgiveravgift er en avgift som arbeidsgivere er pålagt å betale. Det er en prosentandel av lønn til ansatte. Det er differensiert prosentsats i Norge, men hovedsats er 14,1% av all lønn. Dette skal betales inn samtidig med de ansattes forskuddsskatt, terminvis. 

OBLIGATORISK TJENESTEPENSJON (ofte forkortet OTP):

OTP er en pensjonssparing som arbeidsgivere plikter å ha for alle ansatte over 20 år som har en stillingsprosent på 20% og oppover. OTP opprettes i banken eller hos forsikringsselskapet ditt. Det skal betales arbeidsgiveravgift av dette beløpet.

I dag er satsen 2% av all lønn. Det er også mulig å spare mer for de ansatte som et gode eller en fordel, men merk at dette er skattepliktig for den ansatte. 

SKATTETREKKSKONTO:

Når det kjøres lønn i et selskap, plikter arbeidsgiver å trekke skatt av medarbeiderens lønn iht til skattekort. Dette er medarbeiderens penger som arbeidsgiver skal sette av og betale inn på vegne av den ansatte. Det er derfor lovpålagt å bruke en skattetrekkskonto som disse pengene skal settes inn. Og dette SKAL gjøres samtidig med lønnsutbetaling. Denne kontoen er sperret for utbetaling til alle andre kontoer enn skatteoppkreveren/kemneren. Hver andre måned, på fastsatte datoer, plikter arbeidsgiver å betale inn skatten som er trukket. 

ÅRSOPPGJØR/ SKATTEMELDING:

Dersom du har et EPF sendes skattemelding/næringsoppgave inn på ditt personnummer og alle dine private poster vil ligge i samme skattemelding. Det er svært viktig å vite at når du står registrert som næringsdrivende MÅ du sende inn næringsoppgave, selv om du ikke har drift i selskapet. Du kan ikke la være å sende inn, slik ordinære arbeidstakere kan. 

Det skal sendes inn næringsoppgave på inntekter og kostnader tilknyttet bedriften. Det er viktig at dette blir gjort korrekt. Be om hjelp fra en kyndig regnskapsfører til dette dersom du er usikker.

Et aksjeselskap skal sende inn skattemelding for selskapet. I tillegg skal det utarbeides et årsregnskap med noter som skal sendes inn til Brønnøysundregistrene. Dette kalles et offisielt regnskap. Det skal også foreligge en signert generalforsamlingsprotokoll hvor årsregnskapet godkjennes av aksjonærene.