FAKTURERING

Vi anbefaler kundene våre å fakturere selv. For noen virker dette vanskelig, men det er det ikke. Sørg for å lære deg hvordan dette gjøres i det systemet du har valgt for ditt regnskap. Dersom du velger et system som du kan samhandle med regnskapsfører i, kan regnskapsfører gi deg nødvendig opplæring. 

Det er flere grunner til at vi alltid anbefaler å fakturere selv, og ikke overlate det til regnskapsfører.

For det første må du uansett lage et fakturagrunnlag som du må sende til regnskapsføreren din. Da kan du jo like godt heller lage selve fakturaen.  Dessuten må du ofte vente inntil tre virkedager før regnskapsfører får laget fakturaen for deg. Og så må du i tillegg betale regnskapsfører for jobben.

Det er også viktig at du har et bevisst forhold til hva du har utestående. Du kan selvsagt få hjelp fra regnskapsfører til å følge opp utestående, men dette er også noe vi mener er viktig at du har et tett forhold til. Dersom du følger jevnlig med og ser at det har gått litt over forfall uten at kunden har betalt, vil en sms, telefon eller mail fra deg ofte være alt som skal til for å få kunden til å betale. Det er du og kunden som har en avtale, og det er dere som kjenner den best.

Tips til en god og jevn likviditetsstrøm:

Det er viktig å få inn penger for jobben du har gjort så fort som mulig. Vi anbefaler at du alltid fakturerer med en gang jobben er ferdig. Dersom du jobber med prosjekter som varer over en tid, vil vi anbefale at du del-fakturerer minst en gang i måneden. De fleste av dine kunder vil i tillegg sette pris på at riktig faktura kommer raskt etter at jobben er fullført. 

Bokføringsforskriften sier at faktura skal sendes ut snarest mulig, men senest 30 dager etter at varen eller tjenesten er levert. Det betyr ikke at du IKKE har lov til å sende faktura etter at det har gått en måned, men sørg likevel for å få ut fakturaen raskt.

Det er viktig for likviditeten/pengestrømmen at du får inn pengene dine så snart som mulig. Det kan hende kunden diskuterer eller klager på faktura. Da vil det gjerne gå enda lengre tid før pengene dine kommer inn.

Konklusjon! Send ut fakturaen med en gang jobben er fullført.

Det er en del formkrav for fakturering:

Du må ha et godkjent fakturaprogram, hvor fakturanummer blir tildelt automatisk uten mulighet for å overstyre. Det skal nemlig ikke være hull i nummerserien. Lager du en faktura som blir feil, skal ikke fakturaen kunne slettes. Da må det lages kreditnota.

Dokumentasjonskrav: 

For at en faktura skal være godkjent må den inneholde minimum følgende:

• Selgers navn og organisasjonsnummer. 
• Dersom selskapet er et aksjeselskap, skal “Foretaksregisteret” stå på fakturaen. Alle aksjeselskap skal registreres i foretaksregisteret, og Enkeltpersonforetak dersom de driver med kjøp og salg av varer, har flere enn fem ansatte som jobber minst 20 timer i uka hver, eller skal pantsette noe. Dersom virksomheten er registrert i foretaksregisteret skal det fremkomme på fakturaen.
• Dersom selskapet er mva-registrert, skal dette også fremkomme etter organisasjonsnummeret med bokstavene MVA bak.
• Kjøpers navn (og evt organisasjonsnummer)
• Dato 
• Beskrivelse av varen/tjenesten
• Totalpris, og spesifisert mva-beløp
• Dersom man selger både mva-pliktig og mva-fritt, evt forskjellige mva-satser, skal dette tydelig fremkomme på egne linjer på fakturaen
• Betalingsfrist

Kreditnota,

En kreditnota utstedes dersom man har behov for å endre en allerede utsendt faktura. Som nevnt så kan man ikke slette en faktura som er laget. Dersom det er gjort en feil, må man lage en kreditnota. 

Det er samme dokumentasjonskrav til en kreditnota som til en utgående faktura.

Hvordan sende ut fakturaer på best mulig måte?

Det er aller best å sende på ehf til andre bedrifter, e-faktura eller vipps til privatkunder, og det nest beste alternativet er epost. IKKE send papirfaktura i posten. Da går det fort lang tid. Posten leverer bare annenhver dag nå. Man er ikke like vant til å få post, så den kan fort bli liggende, og da blir det forsinkelser i innbetalingen til deg. Når du sender faktura elektronisk, kommer den fram til mottaker umiddelbart. 

Betalingsoppfølging;

Sørg for å ha en god rutine på dette. Følg med jevnlig. De fleste systemer kan sette opp automatisk utsendelse av betalingspåminnelse etter et gitt antall dager. Dette må du selv vurdere. Jeg vil anbefale en mail, telefon eller sms fra deg noen dager etter forfall. Det vil være mye mer kundevennlig og effektivt. 

Oppsummert:

1. Ta faktureringsjobben selv - lær deg systemet
2. send ut faktura med en gang jobben er fullført
3. Send faktura elektronisk
4. Følg opp kundene og utestående ofte